Fattura elettronica rifiutata: i passaggi per reinviarla

La corretta gestione della fatturazione elettronica è spesso considerata un vero e proprio “biglietto da visita” di ogni realtà professionale. Quando tutto funziona come previsto, i flussi contabili scorrono fluidi e senza intoppi.

Ma basta un dettaglio fuori posto di una fattura elettronica per rischiare un effetto domino, con conseguenze che possono ripercuotersi sull’intera catena amministrativa. In questo contesto, il primo passaggio obbligato consiste nell’invio al Sistema di Interscambio, un crocevia digitale dove ogni documento viene vagliato e, in caso di errore, respinto.

È in quel momento che occorre agire con la massima velocità: individuare l’eventuale incongruenza, risolverla e procedere a un nuovo invio tempestivo, scongiurando ritardi e potenziali contestazioni fiscali. Se si rimane fermi a contemplare l’errore, le criticità potrebbero moltiplicarsi, trasformando una svista relativamente banale in un sostanzioso onere finanziario.

Fattura elettronica rifiutata: tempestività e correzione degli errori

Non appena la fattura elettronica viene scartato, è cruciale rispettare la finestra temporale di cinque giorni per rinviare la fattura elettronica corretta, mantenendo data e numerazione originarie.

Attendere oltre quella soglia può significare addentrarsi in un territorio davvero complicato, con conseguenze che rischiano di sfociare in gravose sanzioni. L’opzione più sicura è adottare procedure interne ben strutturate, capaci di intercettare le notifiche di scarto non appena arrivano.

Il consiglio è di coltivare un approccio”zero errori”, controllando con cura i dati relativi a imponibile, imponibile ridotto e caratteristiche anagrafiche del cliente o del fornitore. Qualsiasi svista in questa fase preliminare può risultare estremamente costosa in termini di tempo e, soprattutto, di denaro.

L’incidenza sul calcolo dell’IVA

Quando l’errore di una fattura elettronica concorre a modificare l’importo dell’IVA, il quadro si complica ulteriormente. Le percentuali di penalità, in tali frangenti, possono raggiungere proporzioni notevoli, arrivando persino al 180% dell’imposta dovuta.

Inoltre, non bisogna sottovalutare i minimi edittali, che rappresentano comunque una spesa rilevante per imprese e professionisti. In ogni caso, è sempre preferibile prevenire piuttosto che dover rimediare. Mantenere un archivio digitale ben organizzato e utilizzare sistemi di controllo incrociato tra anagrafiche, importi e date può rivelarsi una strategia vincente. Qualora le cifre errate non influiscano sul versamento dell’IVA vera e propria, restano comunque previste sanzioni fisse, da evitare mediante una revisione attenta di ogni singolo passaggio.

L’ancora di salvezza del ravvedimento operoso

Se, nonostante tutte le precauzioni, si dovesse incorrere nelle irregolarità appena descritte, il ravvedimento operoso rappresenta l’ultimo strumento per contenere i danni di una fattura elettronica rifiutata.

Questa procedura consente di regolarizzare la situazione entro termini normativi precisi, beneficiando di riduzioni parziali dell’importo sanzionatorio in base alla tempestività del proprio intervento. Con un’azione risolutiva rapida, l’impatto economico si riduce sensibilmente, rendendo più gestibili gli oneri derivanti dall’imprevisto.

La velocità nella correzione, un costante monitoraggio dei flussi in uscita e un’attenta analisi dei messaggi di scarto si rivelano alleati fondamentali per una gestione virtuosa di ogni fattura elettronica, e per salvaguardare la stabilità del proprio business.